هاذا ما نحتاجه لتطوير المحافظة
آلية العمل في لجنة أهالي الشماسيه
أولا : تعريف اللجنة
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــ
هي لجنة تطوعية تمثل أهالي محافظة الشماسيه اعتباريا أمام المسئولين داخل المحافظة وخارجها ، ورافدا للمجالس واللجان الرسمية بالمحافظة ، كما تشارك المؤسسات الحكومية والاجتماعية مهامها في التطوير والتنمية بكافة مجالاتها ؛
ثانيا : الارتباط التنظيمي :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ترتبط اللجنة بسعادة رئيس اللجنة مباشرة , بحيث يكون على إطلاع بمجمل نشاطاتها وما تتمخض عنه اجتماعاتها من قرارات وتوصيات , ويتم التنسيق والتشاور معه مباشرة في الأمور المرتبطة بإطراف خارج اللجنة للحصول على الموافقة والتوجيه بما يراه ؛
ثالثا : تشكيل اللجنة :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــ
تتألف اللجنة من عشرين عضوا (20) كحد أدنى يتم اختيارهم من قبل كل اسرة با الترشيح عضو
وفق لي الضوابط التالية :
1- إن يكون العضو من أهالي محافظة الشماسيه ؛
2- إن لا يقل عمره عن 25 سنة ؛
3- إن يكون معروفا بكفاءة والسمعة الطيبة ؛
4- يجتمع المرشحون من الاسر ويرشحون رئيس ونايب رئيس
رابعا : هدف اللجنة :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــ
دعم ومؤازرة سعادة المحافظ في أداء عمله لتطوير وتنمية المحافظة ؛
خامسا : مهام اللجنة :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــ
1- تمثيل أهالي محافظة الشماسيه في كل آلمنا شط ؛
2- استقبال وتوديع الضيوف بالحفاوة التي عرف بها أهالي الشماسيه ؛
3- التواصل مع ولاة الأمر والمسئولين وأهالي الشماسيه داخلها وخارجها وأهالي المدن والمحافظات الأخرى ؛
4- مساندة الإدارات الحكومية والأهلية في تحقيق احتياجاتها وقضاياها الهامة والملحة التي تعذر على الدائرة إنجازها بمجهودها الذاتية , وتذليل الصعوبات التي تواجهها ؛
5- تقديم المشورة لسعادة المحافظ في كل ما يخدم المصلحة العامة ؛
6- الدعم المادي والمعنوي للبرامج والنشاطات التي تساعد في تنمية محافظة الشماسيه ؛
7- تكريم رواد العمل الاجتماعي , والمتميزين ممن أدوا خدمات للمحافظة الشماسيه في شتى المجالات ؛
سادسا : اجتماعاتها :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ
يعقد اجتماع عادي في مساء أول يوم واحد من كل شهر هجري,
وفي أوقات أخرى إذا دعت الحاجة , ويعد محضرا بذالك يرفع نسخه منه لسعادة المحافظ ؛
سابعا : الهيكل التنظيمي للجنة :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــ
1- رئيس اللجنة
2- نائب الرئيس
3- أمين اللجنة
4- سكرتير اللجنة
5- رئيس فريق التمويل
6- رئيس فريق المتابعة
7- رئيس فريق العلاقات
8- الأعضـــــــــــاء
ثامنا : توزيع المهام :
1- مهام رئيس اللجنة
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- هو المسئول عن اللجنة؛
2- تنفيذ جميع ما ورد بهذا الدليل ومزاولة العمل من خلاله فقط؛
3- رئاسة الاجتماعات وإدارتها واعتماد محاضرها ؛
4- تمثيل اللجنة رسميا في جميع المناسبات ؛
2- مهام نائب الرئيس
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــ
1- يقوم بعمل ومهام الرئيس في حالة غيابه خارج محافظة الشماسيه ؛
2- تنفيذ لإعمال التي يوكلها الرئيس له ؛
3- مهام فريق التمويل :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- العمل على إيجاد دخل ثابت مجزي للجنة سنويا ؛
2- عمل موازنة مالية أولية للجنة تشمل الإيرادات والمصروفات السنوية المتوقعة ؛
3- العمل على تنمية الموارد المالية للجنة ؛
4- مهام فريق المتابعة :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- فتح ملف لأي موضوع يحل إليهم من الرئيس , وإجراء مهام التابعة المطلوبة , وتقديم تقرير عنه في كل اجتماع للجنة ؛
2- الإعداد العلمي الوافي قبيل زيارات المسئولين والهادفة لمناقشة احتياجات محافظة الشماسيه ؛
3- المبادرة بدعم الطالبة للدعم حكومية كانت أو أهلية , وفي حال ضعف أو تدني مسوغات الدعم , فإنه يتخذ قرار بالاعتذار فقط بعد التصويت عليه من قبل أعضاء اللجنة في اجتماعهم التالي ؛
5- مهام فريق العلاقات :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــ
1- إعداد ومتابعة تحديث مركز معلومات لجميع أهالي محافظة الشماسيه في الداخل والخارج وفق تصنيف واضح ودقيق ؛
2- المتابعة اليومية لجميع ما يطرح عن محافظة الشماسيه إعلاميا في الصحف والقنوات والمواقع وغيرها , وإعداد تقرير شهري يذلك ؛
3- المسؤولية الكاملة عن استقبال وضيافة وتوديع ضيوف اللجنة , وكذالك زائري محافظة الشماسيه في حال تكليفهم من قبل سعادة رئيس اللجنة ؛
4- إعداد وتنفيذ مهام الاحتفالات ومناسبات مثل فعاليات التكريم وحفل عيد الفطر وكافة الفعاليات التي أوكلت مسئوليتها إلى اللجنة ؛
5- توثيق جميع أنشطة اللجنة , وإعداد تقارير سنوي مكتوب ومرئي بأحدث الوسائل الإعلامية ؛
6- المشاركة بدعم الإصدارات الإعلامية والتي تخدم محافظة الشماسيه شرط الاطلاع مسبقا وإجازتها من اللجنة ؛
6 - مهام أمين اللجنة :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- متابعة جميع أعمال فرق اللجنة , وتسخير كافة الإمكانات لخدمتهم من أجل تحقيق أهدافهم , وتنفيذ مجمل ما يطلب منه في هذه الصدد ؛
2- ترتيب جداول الأعمال الاجتماعات الشهرية العادية والطارئة وإعداد محاضرها ومتابعة تنفيذ توصياتها ؛
3- الإشراف المباشر والمسئولية الإدارية الكاملة عن عمل وأداء كافة موظفي اللجنة بما في ذلك السكرتارية ؛
4- حضور جميع المناسبات واللقاءات التي تقيمها أو تدعى لها اللجنة ؛
5- الارتباط برئيس اللجنة مباشرة وتلقى التوجيهات منه؛
6- المسئولية عن التنظيم المكتبي لمقر اللجنة ومحتوياتها؛
7- إعداد الخطابات والمراسلات الخاصة باللجنة كافة ؛
8- الإشراف والتدقيق المالي ، وإعداد سندات الصرف وفقا للأسس والمعايير المتبعة ؛
7- مهام سكرتير اللجنة :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- إنجاز ومتابعة كافة أعمال اللجنة المكتبية والمكلف بها من قبل الأمين وفرق اللجنة ؛
2- استقبال المكالمات الهاتفية والمراسلات البريدية والأخرى الواردة عبر الإيميل والفاكس
3- توثيق جميع نشاطات اللجنة المرئية والمقروءة والمسموعة بالتنسيق مع الأمين؛
تاسعا : آلية العمل :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــ
1- تنظيم الفرق :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ
1- على رئيس كل فريق إعداد وتقديم خطة ثانوية مفصلة وبموعد أقصاه شهر ذو القعدة من كل عام , تشتمل الخطة على روزنامة المهام المزمع تنفيذها مشفوعة بالموازنة المالية اللازمة للسنة الهجرية التالية , بحيث يتم عرضها ونقاشها في اجتماع اللجنة لشهر ذو الحجة ومن اعتمادها للتنفيذ قبل دخول العام الجديد ؛
2- على أمين اللجنة متابعة تلك الخطط , وإعداد وعرض تقرير شهري مقارن , موضحا ما تم إنجازه منها ومحددا نسبة وبنود الانحراف إن وجدت ؛
3- على كافة أعضاء اللجنة ـــ عدا الرئيس ونائبه ـــ الالتزام بدور تنفيذي فاعل عبر الانضمام إلى أحد الفرق الثلاث ؛
2- إدارة الاجتماعات :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- يدير الاجتماعات رئيس أو نائبه عند غيابه , أو أحد رؤساء الفرق حال غيابهما معا ؛
2- يزود الأعضاء بجدول العمل قبل موعد الاجتماع بخمسة أيام على أدنى تقدير , لذا يلزم على الجميع تقديم أوراق العمل أو طلبات النقاش المستجدة والغير مجدولة أن وجدت قبيل موعد الاجتماع المحدد بما لا يقل عن أسبوع ؛
3- ( دليل آلية عمل اللجنة ) هو دستورها , والفيصل فيما يختلف فيه ؛
3- الصرف :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- طبقا للخط والموازنات المعتمدة مسبقا لكل فريق , يتولى الأمين مسئولية مراجعة الفواتير المرفقة من رؤساء الفرق , وفي حال توافقها وخلوها من الملاحظات يبادر بإتمام اللازم تجاه الصرف للمستحقين في فترة لا تتجاوز ثلاثة أيام ؛
2- الالتزامات المالية الاستثنائية والتي لم ترد في خطط الفرق تنحصر في :
أ- طلبات الدعم من جهات حكومية أو خاصة لتمويل نشاط يؤمل منه نتائج تنعكس إيجابا على محافظة الشماسيه يلزم في تلك الحالة التنسيق مع سعادة المحافظ واخذ التوجيه منه ؛
ب- المشاركة في ضيافة زائري محافظة الشماسيه ممن لم تجدول زياراتهم ضمن الخطة ؛
ت- احتياجات ومستلزمات اللجنة من آليات ومباني ومصاريف أخرى ؛
3- ما ورد في البند أعلاه ينضوي بالإيجاب تحت رئيس اللجنة وبحد أقصاه مبلغ خمسة عشر ألف 15000 ريال , وفي حالة الحاجة لدعم مادي يتجاوز المبلغ المذكور , أو في حالة رؤية الرئيس ضعف مسوغات الدعم وتوجيه للاعتذار , فإن الأمر في كلتا الحالتين يستوجب عرضة عاجلا على الأعضاء واتخاذ القرار بالأغلبية ؛
4- يتم التوقيع على الشيكات من قبل اثنين من ثلاثة :رئيس
4- يتم التوقيع على الشيكات من قبل اثنين من ثلاثة :رئيس اللجنة , نائب الرئيس , ورئيس فريق التمويل ؛
5- يعد رئيس فريق التمويل الميزانية العامة للعام المنصرم , ومن ثم مناقشتها واعتمادها من قبل الأعضاء بموعد أقصاه الأسبوع الثالث من شهر ذي الحجة في كل عام ؛
عاشرا : ميثاق اللجنة :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- نظام المناقشة وسلوكيات الحديث في الاجتماعات
أ-على العضو الراغب في المداخلة ضرورة الحصول على إذن رئيس اللجنة ؛
ب- على العضو المتحدث التقيد بمحور النقاش وعدم الخروج عنه , ولرئيس وحده حق تنبيه العضو المخالف لذلك ؛
ج- لا يجوز للعضو مقاطعة حديث زميله أو التعليق عليه ؛
د- في حال رغبة الرئيس إقفال باب النقاش حول موضوع ما أو تأجيله , فإنه يلزم التصويت على تلك الرغبة ويحق تنفيذها فقط عن تأييدها من الأغلبية ؛
2- صناعة القرارات والتوصيات وإعلانها:
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــ
أ- يشرع رئيس المجلس في اخذ الرأي عن الموضوع المقرر فور أعلا ن إقفال باب المناقشة فيه ؛
ب- يؤخذ الرأي بالتصويت وفق الأغلبية , ولا يعتد بالأصوات الممتنعة؛
ت- يعلن الرئيس اعتمادا لقرار لرأي الأغلبية , ولا يحق لأحد الاعتراض أو التعليق بعد ذلك ؛
3- حضور الأعضاء وغيابهم ؛
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــ
أ- يلزم على الأعضاء الانتظام في حضور الاجتماعات والمناسبات المتعلقة باللجنة وعلى الرئيس المتابعة والتأكيد على الأعضاء بأهمية ذلك ؛
ب- على العضو الذي يطرأ ما يستوجب غيابه تبليغ الرئيس بمدة لا تقل عن ثلاثة أيام قبل موعد الاجتماع ؛
أحكام عامة :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- لا يجوز للعضو أن يقاطع اجتماعات اللجنة إلا بعد تقديم استقالة خطية والحصول على موافقة الرئيس ؛
2- على العضو ضرورة الحصول على إذن رئيس الجلسة في حال اضطر لغادرة قاعة الاجتماع مؤقتا أو نهائيا إلى تلك الجلسة ؛
3- يحضر على أي عضو إفشاء أسرار اللجنة ومقرراتها أو الموضوعات المتداول نقاشها , ما لم يعلن رئيس اللجنة عدم سريتها ؛
4- يحضر على أي عضو إعداد خطابات أو مكاتبات باسم لجنة أهالي الشماسيه مباشرة أو تلميحا يشكل منفرد , وعليه عرض ما يراه على رئيس اللجنة؛
5- عند التصويت فإن صوت الأغلبية يعتبر قرارا جماعيا وعلى المصوتين ضد أو الممتنعين تبني ذلك القرار أمام المجتمع , علما أن مخالفة ذلك نقضا للميثاق ؛
(اقترح ان تفعل هاذه اللجنه في المحافظة )
(ارجو من عنده اقتراح او تعديل او تنسيق اضافته برد مستقل )
 رحمك الله يا فقيد الأمة رحم الله الدكتور عبد الرحمن بن سليمان بن عبد الرحمن بن محمد المطرودي واسكته فسيح الجنان وجعل قبره روضة من رياض الجنة أبو طارق
| 
العرض العادي
