الى من يهمه الامر
بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
دليل العمل
للّجنة أهالي الشماسية
أولاً: تعريف اللجنة :
هـي لـجنـة تـطـوعـيـة تـمـثـل أهـالـي الـشـمـاسيـة اعـتـبـاريـاً أمـام الـمـسئـولـيـن
داخـل الـمـحـافـظـة وخـارجـهـا , ورافـداً للـمـجـالـس والـلـجـان الـرسـمـيـة
بـالـمـحـافـظـة , كـمـا تـشـارك الـمؤسـسـات الـحـكـومـيـة والاجـتـمـاعـيـة
مـهـامـهـا فـي الـتـطـويـر والـتـنـمـيـة بـكـافـة مـجـالاتـهـا .
ثانياً : الارتباط التنظيمي :
تـرتـبـط الـلـجـنـة بـسـعـادة مـحـافـظ الـشـمـاسـيـة مـبـاشـرة , بـحـيـث يـكـون عـلى
إطـلاع بـمـجـمـل نـشـاطـاتـهـا ومـا تـتـمـخـض عـنـه اجـتـمـاعـاتـهـا مـن قـرارات
وتــوصـيـات , ويـتـم الـتـنـسـيـق والـتـشـاور مـعـه مـبـاشـرة في كـافــة الأمـور
الـمـرتـبـطـة بـأطـراف خـارج الـلـجـنـة لـلـحـصـول عـلـى الـمـوافـقـة والـتـوجـيـه بـمـا يـراه .
ثالثاً : تشكيل اللجنة :
تـتـألـف الـلـجـنـة مـن من أعضاء يمثلون أهالي الشماسية عموما , ويـتـم
اخـتـيـارهـم مـن قـبـل الأهــالـي بالــشـمـاسـيـــة ويـشـتــرط فــي الـعـضــو :
1- أن يكون من أهالي الشماسية.
2- ن يكون معروفاً بالكفاءة والسمعة الطيبة .
3- أن لا يقل عمره عن 25 سنة .
رابـعـا : أهـداف ومـهـام الـلـجـنـة :-
1- المشاركة في تـطـويـر مدينة الشماسية وتـنـمـيـتـهــا .
2- تـمـثـيـل أهـالـي الـشـمـاسـيــة رسـمـيـا فـي كــل الـمـنـاشـط واحتوى كل نشاط خارج اللجنة منعاً للازدواجية .
3- دعــوة واسـتـقـبـال وتـوديـع الـضـيـوف بالحـفـاوة الـتـي عــرف بـهـا
أهــالــي الشـــمــاســـيـة .
4- الـتــواصــل مـع ولاة الأمــر والـمـسـؤلـيـن وأهــالــي الــشـمــاســيـة
داخـلـهـا وخــارجــهـا وأهـالــي الــمـدن و الـمــحـافـظـات الأخــرى .
5- مـسـانـدة الإدارات الــحـكـومـيـة والأهـلـيـة فـي تـحـقـيـق احـتـيـاجـهـا
وقضاياها الـهـامــة والــمـلـحـة الـتي تـعـذر علـى الــدائـرة إنــجـازهـا
بـجـهـودهـا الـذاتـيـة , وتـذلـيـل الـصـعـوبـات الـتـي تــواجـهـهــا .
6- دعم ومؤازرة المحافظ في أداء عمله لتطوير وتنمية المحافظ .
7- الـدعــم الــمــادي والـمـعـنـوي لـلـبرامــج والـنــشـاطـات الـتـي
تـسـاعــد فـي تـنـمـيـة الـشــمــاســيـة .
8- تــكـريــم رواد الــعـمـل الاجــتـمــاعــي , والــمـتـمـيـزيـن مـمن أدوا
خــدمـات لـلــشـمـاسـيـة فـي شـتـى الـمـجـالات .
سادساً : اجتماعاتها :-
يعقد اجتماع عادي ربع سنوي أول أحد من بداية الفترة ويعقد اجتماع طارئ في
أي وقت كلما دعت الحاجة ويعد محضراً بذلك يرفع نسخة منه لسعادة المحافظ .
سابعاً : الهيكل التنظيمي :-
رئيس اللجنة
سكرتير اللجنة
نائب الرئيس
أمين اللجنة
رئيس فريق العلاقات
رئيس فريق التمويل
رئيس فريق المتابعة
الأعضاء
ثامناً : توزيع المهام :-
أ ) مهام رئيس اللجنة :
1- هو المسئول الأول عن اللجنة .
2- تنفيذ جميع ما ورد بهذا الدليل ومزاولة العمل من خلاله فقط .
3- رئاسة الاجتماعات وإدارتها واعتماد محاضرها .
4- تمثيل اللجنة رسمياً في جميع المناسبات .
5- دعوة أعضاء اللجنة للاجتماعات العادية أو الطارئة .
ب) مهام نائب الرئيس :-
1- يقوم بعمل ومهام الرئيس في حال غيابه .
2 - تنفيذ الأعمال التي يوكلها الرئيس له .
ج) مهام فريق التمويل :-
1- العمل على إيجاد دخل ثابت مجزي للجنة سنوياً
2- عمل موازنة مالية أولية للجنة تشمل الإيرادات والمصروفات السنوية المتوقعة .
3- العمل على تنمية الموارد المالية للجنة .
د) مهام فريق المتابعة :-
1- فتح ملف لأي موضوع يحال إليهم من الرئيس , وإجراء مهام المتابعة المطلوبة , وتقديم تقرير عنه في كل إجتماع للجنة .
2- الإعداد العلمي الوافي قبيل زيارات المسئولين والهادفة لمناقشة احتياجات الشماسية .
3- المبادرة بدعم الجهات الطالبة للدعم حكومية كانت أو خاصة , وفي حال ضعف أو تدني مسوغات الدعم , فأنه يتخذ قرار بالاعتذار فقط بعد التصويت عليه من قبل أعضاء الّجنة في إجتماعهم التالي .
هـ) مهام فريق العلاقات :-
1- إعداد ومتابعة تحديث مركز معلومات لجميع أهالي الشماسية في الداخل والخارج وفق تصنيف واضح ودقيق .
2- المتابعة اليومية لجميع ما يطرح عن الشماسية إعلامياً في الصحف والقنوات والمواقع وغيرها , واتخاذ اللازم تجاهها , وإعداد تقرير شهري بذلك .
3- المسؤولية الكاملة عن استقبال وضيافة وتوديع ضيوف اللجنة , وكذلك المشاركة في ضيافة زائري الشماسية في حال تكليفهم من قبل رئيس اللجنة .
4- إعداد وتنفيذ مهام الاحتفالات والمناسبات مثل فعاليات التكريم وحفل عيد الفطر وكافة الفعاليات المناطة مسئوليتها إلى اللجنة .
5- توثيق جميع أنشطة اللجنة , وإعداد تقرير سنوي مكتوب ومرئي بأحداث الوسائل الإعلامية .
6- المشاركة بدعم الإصدارات الإعلامية والتي تخدم الشماسية شرط الإطلاع عليها مسبقاً وإجازتها من اللجنة .
و) مهام أمين اللجنة :-
1- متابعة جميع أعمال فرق اللجنة , وتسخير كافة الإمكانات لخدمتهم من أجل تحقيق أهدافهم , وتنفيذ مجمل ما يطلب منه في هذا الصدد .
2- ترتيب جداول أعمال الاجتماعات العادية والطارئة وإعداد محاضرها ومتابعة تنفيذ توصياتها .
3- الإشراف المباشر والمسئولية الإدارية الكاملة عن عمل وأداء كافة موظفي اللجنة بما ذلك السكرتارية .
4- حضور جميع المناسبات واللقاءات التي تقيمها أو تدعى لها اللجنة .
5- الارتباط برئيس اللجنة مباشرة وتلقى التوجيهات منه .
6- المسئولية عن التنظيم المكتبي لمقر اللجنة ومحتوياتها .
7- إعداد الخطابات والمراسلات الخاصة باللجنة كافة .
8- الإشراف والتدقيق المالي , وإعداد سندات الصرف وفقا للأسس والمعاير المالية المتبعة .
ز) مهام سكرتير اللجنة :-
1- إنجاز ومتابعة كافة أعمال اللجنة المكتبية والمكلف بها من قبل الأمين وفرق اللجنة .
2- استقبال المكالمات الهاتفية والمراسلات البريدية والأخرى الواردة عبر الإيميل والفاكس .
3- توثيق جميع نشاطات اللجنة المرئية والمقروءة والمسموعة بالتنسيق مع الأمين .
تاسعاً : آلية العمل :-
أ) تنظيم الفرق :
1- على رئيس كل فريق إعداد وتقديم خطة ثانوية مفصلة وبموعد أقصاه شهر ذي القعدة من كل عام , تشتمل الخطة على روزنامة المهام المزمع إقامتها مع تنفيذها مشفوعة بالموازنة المالية اللازمة للسنة الهجرية التالية , بحيث يتم عرضها ونقاشها في اجتماع اللجنة لشهر ذو الحجة , ومن ثم اعتمادها للتنفيذ قبل دخول العام الجديد .
2- على أمين اللجنة متابعة تلك الخطط , وإعداد وعرض تقرير شهري مقارن , موضحاً ما تم إنجازه منها ومحدداً نسبة وبنود الانحراف إن وجدت .
3- على كافة أعضاء اللجنة – عدا الرئيس ونائبة – الالتزام بالدور تنفيذي فاعل عبر الانضمام إلى احد الفرق الثلاثة .
إدارة الاجتماعات :-
1- يدير الاجتماعات رئيس اللجنة أو نائبة عند غيابه , أو أحد
الابتسامات
[المزيد]
رؤساء الفرق حال غيابهما معاً .
2- يٌزود الأعضاء بجدول العمل قبل موعد الاجتماع بخمسة أيام على أدنى تقدير , لذا يلزم على الجميع تقديم أوراق العمل أو طلبات النقاش المستجدة والغير مجدولة أن وجدت قبيل موعد الاجتماع المحدد بما لا يقل عن أسبوع .
3- ( دليل آلية عمل اللجنة ) هو دستورها , والفيصل فيما يختلف فيه .
ج) الصرف :
1- طبقا للخطوات الموازنات المعتمدة مسبقاً لكل فريق , يتولى الأمين مسؤلية مراجعة المستندات المرفوعة من رؤساء الفرق , وفي حال توافقها وخلوها من الملاحظات يبادر بإتمام اللازم تجاه الصرف للمستحقين في فترة لا تتجاوز خمسة أيام .
2- الالتزامات المالية الاستثنائية والتي لم ترد في خطط الفرق تنحصر في :
أ) – طلبات الدعم الواردة من جهات حكومية أو خاصة لتمويل نشاط يؤمل منه نتائج تنعكس إيجاباً على الشماسية يلزم في تلك الحالة التنسيق مع سعادة المحافظ وأخذ التوجيه منه .
ب) – المشاركة في ضيافة زائري الشماسية ممن لم تجدول زياراتهم ضمن الخطة .
ج) – احتياجات ومستلزمات اللجنة من آليات ومباني ومصاريف أخرى .
4- ما ورد في البند أعلاه ينضوى بالإيجاب تحت صلاحيات رئيس اللجنة وبحد أقصاه مبلغ خمسة عشر ألف 15000 ريال خلال السنة المالية , وفي حالة الحاجة لدعم مادي يتجاوز المبلغ المذكور , أو في حالة رؤية الرئيس ضعف مسوغات الدعم وتوجهه للاعتذار , فان الأمر في كلتا الحالتين يستوجب عرضه عاجلاً على الأعضاء واتخاذ القرار بالأغلبية .
5- يتم التوقيع على الشيكات من قبل اثنين من ثلاثة : رئيس اللجنة , نائب الرئيس , ورئيس فريق التمويل .
6- يعد رئيس فريق التمويل الميزانية العامة للعام المنصرم , ومن ثم مناقشتها واعتمادها من قبل الأعضاء بموعد أقصاه الأسبوع الثالث من شهر ذي الحجة في كل عام .
عاشراً : ميثاق اللجنة :-
نظام المناقشة وسلوكيات الحديث في الاجتماعات :
أ- على العضو الراغب في المداخلة ضرورة الحصول على اذن رئيس اللجنة .
ب- على العضو المتحدث التقيد بمحور النقاش وعدم الخروج عنه , والرئيس وحده حق تنبيه العضو المخالف لذلك .
ت- لا يجوز للعضو مقاطعة حديث زميله أو التعليق عليه .
د – في حال رغبة الرئيس إقفال باب النقاش حول موضوع ما أو تأجيله , فأنه
يلزم التصويت على تلك الرغبة , ويحق تنفيذها فقط عند تأييدها من الأغلبية .
2- صناعة القرارات والتوصيات وإعلانها :
أ – يشرع رئيس المجلس في أخذ الرأي عن الموضوع المقرر فور إعلان إقفال باب المناقشة فيه .
ب - يؤخذ الرأي بالتصويت وفق الأغلبية , ولا يعتد بالأصوات الممتنعة .
ج – يعلن الرئيس اعتمادا لقرار الأغلبية , ولا يحق لأحد الاعتراض أو التعليق بعد ذلك .
4 - حضور الأعضاء وغيابهم :-
أ – يلزم على الأعضاء الانتظام في حضور الاجتماعات والمناسبات المتعلقة باللجنة وعلى الرئيس المتابعة والتأكيد على الأعضاء بأهمية ذلك .
ب – على العضو الذي يطرأ ما يستوجب غيابه تبليغ الرئيس بمدة لا تقل عن ثلاث أيام قبل موعد الاجتماع .
أحكام عامة :-
1- لا يجوز للعضو أن يقاطع اجتماعات اللجنة الإ بعد تقديم استقالة خطية والحصول على موافقة الرئيس .
2- أن يلتزم بأهداف اللجنة ويعمل على تحقيقها .
3- إذا كان لدى العضو تحفظ على قرارات اللجنة فيحق له إثبات ذلك في قرارات اللجنة .
4- يحق للعضو طلب عرض الموضوع على اللجنة ومناقشته .
5- يحق للعضو طلب جلسة طارئة للّجنة إذا وافق عليه أكثر من نصف الأعضاء كتابياً أو شفوياً .
6- ألا يتكلم أمام الجهات الرسمية الرسمية أو الاجتماعية أو الفردية باسم اللجنة ألا بتفويض منها وفي الموضوع المنصوص عليه فقط .
7- ألا يقوم بالدعوة للإستضافة أو الزيارة البلد إلا بتفويض من اللجنة ولا يدعو باسمه شخصياً بل بأسم لجنة أهالي الشماسية .
8- أن يشارك اللجنة في المناسبات أو زيارات الجهات الرسمية أو الأهلية أو زيارات الأفراد إذا رأت اللجنة ذلك .
9- على العضو ضرورة الحصول على إذن رئيس الجلسة في حال اضطراره لمغادرة قاعة الاجتماعات مؤقتاً أو نهائياً إلى تلك الجلسة .
10-يحضر على أي عضو إفشاء أسرار اللجنة ومقرراتها أو الموضوعات المتداول نقاشها , ما لم يعلن رئيس اللجنة عدم سريتها .
11- يحضر على أي عضو إعداد خطابات أو مكاتبات باسم لجنة أهالي الشماسية مباشرة أو تلميحاً بشكل منفرد , وعليه عرض ما يراه على رئيس اللجنة .
12 - عند التصويت فأن صوت الأغلبية يعتبر قراراً جماعياً وعلى المصوتين ضده أو الممتنعين تبني ذلك القرار أمام المجتمع , علماً أن مخالفة ذلك يعد نقضاً للميثاق .
( لاي اقتراح كتابته و شكر)
 رحمك الله يا فقيد الأمة رحم الله الدكتور عبد الرحمن بن سليمان بن عبد الرحمن بن محمد المطرودي واسكته فسيح الجنان وجعل قبره روضة من رياض الجنة أبو طارق
| 
.gif)
العرض العادي
